Consejos para organizar las mesas de tu evento

Organizar las mesas de un evento puede parecer una tarea sencilla, pero en realidad, es un aspecto clave para el éxito de cualquier celebración. Ya sea una boda, un cumpleaños, una cena corporativa o cualquier otro tipo de evento, la disposición de las mesas juega un papel fundamental en la comodidad de los invitados, la fluidez del servicio y el ambiente general.

¿Te gustaría saber cómo lograr la mejor disposición de mesas para tu evento y asegurarte de que todos tus invitados se sientan cómodos? ¡Sigue leyendo! Aquí te damos todos los detalles para organizar las mesas de tu evento de manera perfecta, sin importar el tipo de celebración.

¿Por qué es importante la disposición de las mesas en un evento?

La forma en la que organizas las mesas influye directamente en la experiencia de tus invitados. Una mala disposición puede provocar incomodidad, dificultad para moverse por el lugar o incluso generar un ambiente poco acogedor. Al contrario, una disposición bien pensada mejora la interacción entre los asistentes, facilita el servicio de alimentos y bebidas y contribuye a crear una atmósfera armoniosa.

Factores a tener en cuenta antes de organizar las mesas

Antes de empezar a mover mesas y sillas, es crucial considerar algunos aspectos importantes:

• Número de invitados: Saber cuántas personas asistirán al evento te ayudará a determinar el número de mesas y cómo disponerlas.
• Tipo de evento: No es lo mismo una boda que una conferencia o un evento corporativo. Cada tipo de evento tiene sus propias necesidades en cuanto a disposición de mesas.
• Estilo del evento: Si tu evento es formal, es probable que prefieras mesas redondas o rectangulares con un estilo más elegante. En eventos más informales, mesas alargadas o distribuciones más libres pueden ser más adecuadas.
• Espacio disponible: La distribución de las mesas depende en gran medida del espacio del que dispongas. Un salón grande permite disposiciones más variadas, mientras que en espacios pequeños es necesario optimizar al máximo cada metro cuadrado.

Tipos de disposición de mesas según el tipo de evento

1. Disposición para bodas

En una boda, la ubicación de las mesas debe centrarse en destacar el protagonismo de los novios y facilitar la convivencia entre los invitados. La mesa de los novios o mesa presidencial debe situarse en una posición central o elevada, de manera que los invitados puedan verlos con facilidad.

• Mesas redondas: Son ideales para facilitar la conversación entre los invitados. Cada mesa suele tener entre 6 y 10 personas, lo que permite crear un ambiente íntimo y agradable. Además, son versátiles y se adaptan bien a diferentes estilos de decoración.
• Mesas largas: Si prefieres un estilo más rústico o informal, las mesas alargadas son una excelente opción. En bodas al aire libre o con estilo bohemio, estas mesas aportan un toque más desenfadado.

 Es importante evitar que los invitados se sientan relegados a zonas menos importantes. Una buena opción es utilizar un seating plan o plano de mesas para asegurar que la distribución sea equilibrada.

2. Disposición para eventos corporativos

En un evento corporativo, el enfoque está más en la interacción profesional y la comodidad de los asistentes para participar activamente en la jornada. Dependiendo del tipo de evento (una conferencia, una cena de gala o una reunión de negocios), la disposición varía.

• Disposición en U: Es muy común en reuniones más formales o en presentaciones, ya que permite a todos los asistentes tener una vista clara del expositor y facilita la interacción entre ellos.
• Mesas en bloque: Para eventos donde la colaboración en grupo es importante, esta disposición es muy útil. Colocar las mesas en forma de cuadrado o rectángulo grande promueve el trabajo en equipo.

3. Disposición para eventos informales o familiares

En eventos más informales, como cumpleaños o reuniones familiares, se busca que los invitados interactúen y se sientan cómodos. Aquí, la flexibilidad es clave:

• Mesas dispersas: Colocar mesas pequeñas o medianas en diferentes puntos del salón o jardín permite que los invitados se agrupen según sus afinidades.
• Mesas tipo buffet: Para eventos donde los invitados se sirven ellos mismos, es importante disponer las mesas de manera que no haya aglomeraciones. Coloca una mesa larga para la comida y mesas más pequeñas alrededor para sentarse.

Cómo planificar la disposición de mesas paso a paso

1. Haz una lista de tus invitados: Esto te permitirá calcular cuántas mesas y sillas necesitarás. También puedes comenzar a planificar dónde sentar a cada persona.
2.  Elige el tipo de mesa: Mesas redondas, rectangulares, cuadradas... cada tipo de mesa tiene sus ventajas y desventajas. Las mesas redondas facilitan la conversación entre todos los invitados, mientras que las rectangulares permiten aprovechar mejor el espacio.
3.  Determina el espacio entre mesas: Es importante que los invitados puedan moverse cómodamente. Deja suficiente espacio entre las mesas para que los camareros puedan servir sin problemas y los invitados puedan levantarse sin incomodidades.
4.  Considera la ubicación de elementos clave: Si hay una pista de baile, un escenario o una mesa de buffet, planifica la distribución en función de estos elementos. No querrás que las mesas bloqueen el paso a estas zonas importantes.
5.  Usa un seating plan o plano de mesas: Para eventos formales o grandes, es recomendable crear un seating plan que indique a los invitados dónde deben sentarse. Esto ayuda a evitar confusiones y asegura que todos tengan un lugar asignado.

Errores comunes al organizar las mesas de un evento

1. No dejar suficiente espacio entre mesas

Es uno de los errores más frecuentes. Si las mesas están demasiado juntas, los invitados se sentirán incómodos y el servicio será complicado. Recuerda que el espacio entre mesas es tan importante como las propias mesas.

2. Ignorar la visibilidad

En eventos con discursos o presentaciones, es fundamental que todas las mesas tengan una buena vista del escenario o del área principal. Colocar mesas en zonas con obstáculos o demasiado lejos del centro de la acción puede restar participación.

3. No tener en cuenta las preferencias de los invitados

En algunos casos, es importante considerar quién se sentará con quién. En bodas o cenas familiares, agrupar a los invitados por afinidades puede mejorar la experiencia para todos. Evita situaciones incómodas sentando a personas que no se llevan bien en la misma mesa.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la mejor disposición de mesas para un evento pequeño?

Para eventos pequeños, las mesas redondas son una excelente opción, ya que facilitan la conversación entre los invitados. También puedes optar por mesas alargadas si quieres un ambiente más informal y familiar.

2. ¿Cuánto espacio debe haber entre cada mesa?

Se recomienda dejar entre 1,5 y 2 metros de distancia entre las mesas para que los invitados puedan moverse libremente y el servicio sea más eficiente.

3. ¿Cómo organizo las mesas en un espacio reducido?

En espacios pequeños, es clave optimizar el uso del espacio. Las mesas rectangulares suelen aprovechar mejor el espacio disponible, y puedes optar por disponer las sillas de manera que queden alineadas a las paredes.

En definitiva, la disposición de las mesas de tu evento puede parecer un detalle menor, pero tiene un impacto enorme en el desarrollo de la celebración. Si sigues estos consejos, lograrás que tus invitados se sientan cómodos y disfruten al máximo de la experiencia.

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